Автоматизация документооборота позволяет управлять работой всей фирмы, контролировать процессы, экономить время и человеческие ресурсы. Однако при выборе платформы и программного продукта нужно понимать, что перевод бумажных документов в электронные файлы не является самоцелью. И внедрять систему нужно не потому, что «сейчас все так делают».

Необходимо правильно подойти к вопросу, разобраться с преимуществами, недостатками и нюансами внедрения автоматизированной системы.

В фокусе – бизнес-задачи

Главная цель перевода документооборота в цифровую версию – минимизация рутинной бумажной работы для концентрации на бизнес-целях. Ведь каждая фирма имеет профильное направление работы (например, занимается закупками, логистикой, строительством или производством мебели). А вместо фокуса на этих задачах целая армия персонала вынуждена подготавливать и утверждать документы, выпускать поручения, вести протоколы, писать отчеты, заниматься корреспонденцией. Все эти бизнес-объекты и бизнес-процессы можно перевести на электронный документооборот. А дополнительно в виде бонуса внедрить автоматизацию делопроизводства, значительно уменьшить трудоемкость и освободить человеческие ресурсы.

Как работает СЭД-система

Комплексные СЭД-решения позволяют:

• генерировать документы в автоматическом режиме;
• однократно регистрировать и далее однозначно идентифицировать документы;
• параллельно проводить неограниченное количество документов;
• в любой момент времени определять этап процесса, контролировать его выполнение, идентифицировать ответственное за его исполнение лицо;
• оперативно находить документ, независимо от срока его давности;
• интегрировать СЭД с ЕСМ и др.

Почему СЭД-система может себя не оправдать

На рынке сейчас очень много предложений готовых универсальных пакетных СЭД со стандартным функционалом «все включено». Однако при выборе такого дешевого варианта нужно быть готовым к тому, что «коробочная» версия без доработки и адаптации не будет полностью соответствовать всем потребностям организации, так как она не персонифицирована. Но разработка индивидуальных СЭД – очень дорогое удовольствие. Поэтому стоит обратить внимание на комбинированные решения, которые предоставляются на базовой платформе с разработкой персональных дополнительных модулей, технической поддержкой и сопровождением.