Каждая организация однажды сталкивается с необходимостью создания собственного архива. В идеале этот этап должен происходить на самом старте деятельности, но многие на практике начинают задумываться об архиве тогда, когда объем документов становится настолько большим, что разобраться в них становится невозможно.

Изучение законодательства

Грамотная подготовка документов к архивному хранению должна начаться не с самой работы с бумагами, а с предварительного изучения законодательства. Дело в том, что вам потребуется разобраться, что именно требуется сдавать на хранение, а от чего нужно избавиться, сколько времени должны храниться те или иные документы и т.д.

Если вы обращаетесь к профессиональных архивистам, то этот этап будет автоматически пропущен, так они хорошо знают законодательство и уже глубоко погружены в вопрос.

Подготовка помещения

Следующий этап все еще не связан с работой с документами. На этой стадии требуется разобраться с помещением, где будущий архив будет храниться.

Здесь есть два варианта:

• профессиональное архивохранилище, способное гарантированно обеспечить качественное и надежное хранение бумаг;
• архив в офисе компании, в этом случае его надежность будет зависеть только от того, как ответственно вы подойдете к его созданию.

Очень важно, чтобы помещение для бумаг было теплым и сухим, но не чрезмерно. Нельзя размещать архив в подвальных или слишком светлых комнатах. Кроме того, очень важно, чтобы была предусмотрена защита от пожара, в том числе и средства пожаротушения, подходящие для тушения бумажных носителей.

На этой же стадии обычно покупают мебель. Лучше отдать предпочтение металлическим стеллажам максимально простой формы, чтобы было легко и удобно поддерживать чистоту.

Архивная обработка документов

И вот, наконец, когда все готово, можно начинать обработку документов. Она состоит из следующих стадий:

• проанализировать все имеющиеся в компании бумаги и разделить их на две группы — те, которые подлежат хранению и те, от которых нужно избавиться;
• вторую группу нужно сдать в переработку или заказать конфиденциальное уничтожение бумаг, если вы опасаетесь, что кто-то может получить доступ к содержащимся там сведениям;
• параллельно с этим необходимо заняться восстановление документов, если были выявлены лакуны;
• все те бумаги, которые подлежат хранению, необходимо разделить на группы по типу, датам и срокам хранения, кроме того, вы можете разработать собственную типизацию, но важно, чтобы вы и впоследствии придерживались разработанных правил;
• остается разложить бумаги в папки и расставить их на стеллажах;
• в процессе выполнения двух последних пунктов очень важно также создавать каталог документов, который должен иметься как в электронном, так и в бумажном виде.